QuadrantsOletko touhuloukussa? Jääkö sinulle riittävästi aikaa tärkeimpinä pitämillesi asioille? Välillä on hyvä pohtia sitä, keskitytkö riittävästi olennaiseen. Fokusointi auttaa kehittämään ajankäyttöäsi ja saamaan parempia tuloksia.

Suomalaisten esimiesten ja asiantuntijoiden kiire on jatkuvasti lisääntynyt. Yli puolet joutuu usein kiirehtimään saadakseen työnsä tehtyä. Keskeytymättömän työajan pituus on keskimäärin 10 minuuttia. Monet tekevät pitkää päivää. Jatkuva tekeminen ja kiire johtavat kiiresairauteen ja kestostressiin, jolloin työstä ja elämästä tulee suorittamista ja puurtamista. Seuraavassa tarkastellaan sitä, miten voit ennaltaehkäistä kiiresairautta ja keskittyä paremmin olennaiseen.

 

Ajankäytön lohkot

Tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein on tehdä oikeita asioita.
Fokusointi eli keskittyminen olennaiseen lisää innostustasi, ja tuo tekemiseen lisää mielekkyyttä ja rentoa rullausta sekä hyviä tuloksia.

Työajan tehtävät voidaan jakaa kiireellisyys- ja tärkeysulottuvuuksien mukaan, jolloin saadaan neljä ajankäytön lohkoa. Asiat voivat olla kiireellisiä tai ei-kiireellisiä sekä tärkeitä tai ei-tärkeitä. Lohkoajattelu auttaa fokusoimaan ja priorisoimaan omia päivittäisiä työtehtäviä.

 

Kiireellinen ja tärkeä

Ei-kiireellinen ja tärkeä

  1. Toiminnot (Kriisilohko)

–       yllätykset

–       kriisit

–       stressaavat ongelmat

–       määräaikaa lähestyvät hankkeet

  1. Toiminnot (Laatulohko)

–       suunnittelu ja valmistelu

–       ennaltaehkäisy

–       suhteiden kehittäminen

–       tilaisuuksiin tarttuminen

–       virkistäytyminen

–       itsensä kehittäminen

–       delegointi

Kiireellinen ja vähemmän tärkeä__________________________________3. Toiminnot (Hämäännyslohko)–        keskeytykset –        osa s-postista ym., puheluista, raporteista ja kokouksista–        äkilliset asiat

–        sosiaaliset puuhat

Ei-kiireellinen ja vähemmän tärkeä__________________________________4. Toiminnot (Hukkalohko)–       joutava puuhastelu–       liiallinen pikkutarkkuus–       osa s-postista ym., puheluista ja kokouksista

–       miellyttävät puuhat, pakotoiminnot

 

Ensimmäinen lohko on Kriisilohko: tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä. Sen toiminnot ovat usein yllätyksellisiä, ulkoapäin tulevia ja kiivaasti aikarajaa lähestyviä. Kriisilohkon tehtäviä ovat esimerkiksi reklamaatioiden hoitaminen ja osa asiakkaiden ja yhteistyökumppanien sähköposteista ja puheluista.

Toinen lohko on Laatulohko: tärkeitä ja ei-kiireellisiä tehtäviä. Tämä on se lohko, mihin omaa ajankäyttöä kannattaa keskittää niin paljon kuin mahdollista. Tehdään asioita ennakoidusti ja suunnitellusti, lähdetään liikkeelle riittävän ajoissa. Luodaan suhteita, ylläpidetään ja kehitetään niitä. Luodaan tilaisuuksia, huomataan niitä ja tartutaan niihin. Virkistäydytään, pidetään minitaukoja ja palaudutaan vapaa-ajalla. Opiskellaan ja luetaan, kehitetään itseä.

Kolmas lohko on Hämäännyslohko: ei-tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä. Koska asiat ovat kiireellisiä, hämäännymme pitämään niitä tärkeinä, mutta sitä ne eivät ole verrattuna ykkös- ja kakkoslohkon tehtäviin. Näitä ovat mm. osa posteista, sähköposteista ja puheluista sekä osa kokouksista ja tapaamisista.

Neljäs lohko on Hukkalohko: ei-tärkeitä ja ei-kiireellisiä tehtäviä. Joutava puuhastelu (kuten liiallinen nettisurffailu), suuri osa sähköposteista, turhat kokoukset, liiallinen pikkutarkkuus ja täydellisyyden tavoittelu voidaan luokitella Hukkalohkoon.

Monen ongelma on se, että Kriisi- ja Hämäännyslohkon tehtävät vievät niin paljon aikaa, ettei suunnitteluun ja ennakointiin ja suhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen jää riittävästi aikaa. Samoin itsensä kehittäminen jää usein kesannolle.

Ihannetilanne on se, että pystyt keskittämään ainakin 30 prosenttia ajastasi Laatulohkoon ja vähentämään muihin lohkoihin käyttämääsi aikaa. Näin olet kiireettömämpi, tavoitteellisempi, tasapainoisempi, kurinalaisempi ja saat parempia tuloksia. Kriisejä on vähemmän. Satsaa joustavaan viikkosuunnitteluun ja aseta kullekin työviikolle etukäteen 3-5 tärkeintä tavoitetta. Aloita työpäiväsi työstämällä jotakin tärkeintä tavoitetta. Varaa päivittäin ainakin tunti itsenäiseen, häiriöttömään työskentelyyn.

Jos pidit tästä artikkelista, jaa sitä ystävillesi. Kommentoi vapaasti kiitos.